KOTA BATU – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Batu akan melakukan alih media digitalisasi arsip sebagai bentuk preservasi (pelestarian arsip). Alih media ini dilakukan pada dokumen statis (tetap) milik desa seperti letter C tanah, Buku kerawangan serta dokumen P2.
Preservasi dokumen status desa ini dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Alih media dilakukan dengan pemindaian arsip dalam format digital. Digitalisasi dokumen untuk melindungi arsip desa sekaligus back up data desa.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu, Erwan Pujo Fiatno mengatakan, alih media diprakarsasi oleh Bidang Arsip yang kemudian ditawarkan ke pemerintah desa (pemdes). Tawaran itu pun disambut baik oleh pemerintah desa.
“Sampai saat ini ada empat desa yang telah dilakukan alih media arsip yakni Desa Beji, Desa Junrejo, Desa Tulungrejo dan Desa Oro-oro Ombo. Ada arsip yang paling tua milik Desa Oro-oro Ombo yang diterbitkan tahun 1954 dan sekarang sudah dialihkan media,” jelas Erwan, Selasa (15/9).
Lebih lanjut, untuk Desa Tulungrejo telah dialihkan ke digitalisasi berupa dokumen statis paling banyak berjumlah 78 jilid yang terdiri dari dokumen P2, buku kerawang dan letter C tanah. Sedangkan di desa lain berkisar 1 hingga 2 buah dokumen statis.
“Digitalisasi ini untuk melindungi bukti autentik yang dituangkan pada data statis desa seperti letter C, buku kerawangan maupun P2. Dokumen ini penting karena menyangkut riwayat kepemilikan tanah. Terlebih letter C ini juga mudah rusak karena sering dibuka, sehingga perlu diback up dan menghindari penyalahgunaan data penting” terangnya.
Meskipun begitu, dalam proses alih media ini juga mengalami kendala terutama pada data-data yang sudah lapuk di makan usia. Data lapuk ini sulit terbaca dan sedikit mengganggu proses alih media. Sehingga pihak dinas menghimpun keterangan dari tokoh-tokoh masyarakat desa untuk melengkapi naskah yang hilang dalam dokumen.
“Karena sudah lapuk apalagi sering dibuka tampilannya kusut. Ada beberapa bagian yang tak terbaca karena hilang huruf. Kami menggali informasi dari tokoh-tokoh desa. Kan itu discan biar kebawa ke komputer,” tutur Erwan.
Setelah arsip dialihkan dalam format digital, selanjutnya diterbitkan berita acara yang ditandatangani Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu serta pihak yang diberi kewenangan untuk mengakses data tersebut. Sesuai permintaan pemdes, akses keamanan dokumen desa hanya diberikan kepada kades, sekdes dan kaur umum.
“Arsip disimpan di LKD dan Pemdes. Serta dibubuhkan watermark atas nama desa masing-masing pada arsip digital. Sehingga bisa meminimalisir penyalahgunaan data pada arsip tersebut,” tutur dia.